10 TIPS PARA UNA PLANEAR UN CONVIVIO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un acontecimiento, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que enfrentar diferentes desafíos. Esta norma define que en el exterior debe verse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la norma más preciada.

Organizar una evento no es una tarea sencilla. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que tiene que tener en consideración con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato del evento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a alcanzar el propósito del acontecimiento.

2. Preste suficiente consideración a la organización



El plan debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para terminar una actividad. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles



Mire la lista de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.


4. El diablo está en el detalle



Si desea impresionar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede brindar la alternativa de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la efecto de una evento.

5. Verifique la lugar y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, puede pasar que el aire acondicionado no marche eficientemente en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy esencial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la parte de premeditación sino incluso durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una fiesta. El estilo de fiesta, su público objetivo, los recursos interiores y el importe determinan su enfoque de publicidad. Al designar a sus socios de renta de luz negra para fiestas medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el evento para casi todos.

También es importante producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio



Verifica de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o preguntas y cumplir con sus expectativas, inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es sobre como fueron tratados además el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas antes del acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los participantes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas e responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y contento después del evento, pero será laborioso para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios campos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar fallas en el futuro y a progresar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de una evento. Esto será útil si su fiesta se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea animoso y jamás tenga miedo a las sorpresas, ¡y su convivio va a ser un triunfo!

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